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架设视频会议需要注意哪些?

小麦2021-07-13【传奇私服1.76】人已围观

简介   网会科技 视频会议软件,网络视频会议系统软件提供商,十万人级云架构远程视频会议系统,支持手机/平板/PC高清视频会议,免费试用视频会议试用

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  视频会议系统十分重要,但却经常出各种问题影响使用者的体验,信息中心主任和办公室主任很容易因此而遭受,如何才能把住视频会议系统建设的关?

  视频会议系统是中高管最常用的两个系统之一。借助视频会议系统,可以随时把远在天边的参会人员叫到当面进行沟通,而不必受限于地理。随着多地办公、甚至国外设立机构,视频会议的重要性会进一步。即使在同一工作区域,开展大面积培训、会议时,也可以不受会议室大小系统将多个小会议室甚至办公室拼起来实现,这对缺少大会议室的单位来讲也会十分方便。视频会议系统自身带的录音功能,也能够快速实现培训、领导讲话的重要内容快速,而不必用经过专业摄像机先拍摄后处理的缓慢过程。所以,有了视频会议系统,价值常大的。

  视频会议系统,与OA、网站、邮箱等系统相比,实时性要求非常高,系统允许的中断时间常短的,短到中断几秒种就能明显感觉到,而不象一般系统停半天也没有大的问题(实时性强的生产系统除外)。一旦系统中断,上半句还正常沟通,下半句就中断了,体验感将会非常差。总结起来,视频会议系统最要命的问题有:

  1、网络问题引起的中断、卡顿。网络问题是视频会议最易出问题的地方,以致于系统中断时使用者可能毫不犹豫说网断了。实际上除非专门建设高品质的网络,否则一般情况下网络都是断断续续、时好时坏的,只不过对网络实时性和品质要求不高的场合下不易觉察而已。信息系统中网络,类似于交通中的道,造成道不畅的原因很多,比如道过窄、道不平、车辆过多、出现车祸、交通指令不合理、行人横穿马等,网络也有类似的问题,网络带宽不足(100M带宽有的单位支撑2000人用,有的单位却只支撑几十人用,人均带宽完全不是一个量级,有些还开了非常多的无线网点WIFI)、突然大带宽占用(比如下载大文件、看电影等)、网络中有病毒(大量发包、网点、堵塞网络)等问题。要想解决上述问题,网络的品质管理非常重要,带宽扩容、防病毒木马、控制大流量应用等是必须的,不能象马不管控随意开车那样管理网络。

  2、工作人员操作不当引起的简单失误。视频会议的操作者多是会议服务员,与传统的端菜倒水服务员相比,使用视频会议系统的服务员个人能力要求增加。服务员又是经常性更换的岗位,新人未经培训考试上岗,也带来了很大的隐患,甚至犯一些低级错误,比如设备电源未、调音设备调错、未会前试音、知识前后任转移遗漏。解决此类问题的关键,是会议服务员选聘、培训、考评环节不可以按端茶倒水服务员的标准进行,会骑自行车的人开不了汽车。

  3、系统的外部设备故障引起问题。相比而言,只用电脑或手机终端即可满足开会需要、不需要接入会议音响系统的视频会议,一般都质量较好,但多地会议室功放音响系统一旦接入,系统的复杂程度将大幅增加,需要当地的与无线配合,需要当地与远程配合,需要多方远程配合,易于出现各种莫名其妙的奇怪问题。如果会议室设备利旧,过于满足一个会议室当地会议的应用场景,在满足多个会议室多方配合之中等于提高了标准门槛,达不到使用标准、易出问题就太正常了。投影仪点不亮导致视频会议开成音频会议,投影仪效果差导致画面色彩、清晰程度可能均出问题,都会让人归结为视频会议出了问题,而投影仪有可能不是视频会议的管理方负责的。视频会议专用电脑严重陈旧、故障频发而无人更新。要解决这类问题,就应该把视频会议软件、硬件、服务打包,交给尽可能少的供方,要求使用效果即可。

  4、使用场景未提前沟通引起会前混乱。培训时,老师可能出于保密要求而不能提供PPT,这会导致原先计划的上传PPT到系统的计划打乱,用摄像头拍摄投影画面的应急方案准备的投用则需要找设备和调试时间。用桌面级会议来支撑大会,尤其是支撑晚会之类的转播对清晰度和连贯性要求都高的情况下,会导致转去的视频和音响效果一般。临时要求开视频会议,加上特殊要求,也会导致混乱。临期要求播放视频文件,对于不支持远程同步视频播放的系统而言,也是灾难性的。为解决上述问题,必须会前对应用的场景进行仔细沟通确认和充分准备,以免理解上的偏差引起准备上的不足,引发更长时间的时间耽误。

  既然视频会议系统如此重要,那么在选择时就十分重要。无论供方的销售人员介绍得多好,关键的一条是业绩案例,包括有多少类似场景的案例以及用户评价,毕竟大量的真实场景、众多的失败案例改进,是系统好用的基本条件。(1)网络要求:在网络带宽达到2M的情况下,视频会议系统平台能够达到高清视频效果720p。在网络状态抖动的情况下,视频会议平台能够自适应调整视频清晰效果,声音必须连续稳定,会议的连续,即网络带宽的自适应能力强。能够满足移动电话、固定电话拨入或接听参加会议。如果未清晰的提出,可能采购的视频会议系统要求带宽很大而现有网络无法支撑,图像卡顿或降低清晰程度开会就难免了。

  (2)兼容能力:与现有音视频设备兼容能力。能够方便的在现有视频会议室进行安装,不需要另行升级或更新现有的视频会议室的电脑、操作系统、音视频设备等,现有的视频系统能够正常使用。能与常见的硬件视频会议设备(如宝利通、思科、华为等)音视频互联互通。能支持多平台及设备,包括Windows、Mac OS平台以及IOS(iPad/iPhone)、移动设备,其中Windows系统能够支持Windows XP、Win7、Win10系统,支持IE、Chrome等主流浏览器,且主流浏览器IE兼容包括6.0及以上版本。如果未明确提出,有可能在某个场景下无法使用本系统。

  (3)国际会议:能够满足国际化会议召开需要,包括系统功能和网络传送能力。国际间链的保障由视频会议系统云平台提供,客户不提供国际链或国际链费用。客户端支持多语言版本,中英文支持为必备功能。如果未提出,国际间很差的网络质量,无法支撑正常的视频会议,而拉专线则周期漫长、有高昂的费用,甚至比视频会议系统还贵。

  (4)会议资料:能够在系统内共享文档、音视频短片等。视频会议系统除支持视频、音频互通之外,也能够支持远程 PPT、文件、PDF、Word、Excel等播放。如果未提出,一般放PPT、Office文档问题不大,但能不能放音视频则不一定。

  (5)系统性能:视频会议效果的持续稳定清晰。各会场能够清晰地听到各会场声音、看到各会场图像(包括摄像头取的会场实景、共享的文档与音视频资料),没有声音图像断断续续、卡、掉线等现象。此为应用效果的基本要求。

  (6)会议:能够支持会议过程中本地化、播放。若无此功能,则培训后无法再看培训,除非事先有摄像机拍摄。

  (7)会议邀请:能够支持多种方式的会议邀请(邮件、手机短信方式为必备);邮件会议邀请正文必须包括中/英文两种语言。有涉外的机构与单位使用系统,英文版很重要。

  (8)会议模式:能够支持即时性会议、预约性会议、周期性预约会议的设定操。

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